Kerangka Organisasi

Kerangka Organisasi

“Pemahaman akan organisasi (politik, budaya, dan orang yang menentang proyek) sangat berpengaruh terhadap keberhasilan suatu proyek”

Empat jenis kerangka organisasi :

Struktural
Biasa digambarkan dalam bentuk bagan organisasi. Berfokus pada kelompok dan tanggung jawabnya. Sangat rasional dan berfokus terhadap koordinasi dan pengendalian.
Sumber daya manusia

Kerangka ini berfokus kepada keharmonisan antara kebutuhan-kebutuan organisasi dan kebutuhan orangnya. Kelemahan kerangka SDM ini adalah rentan terhadap konflik kepentingan baik pribadi maupun kelompok.

Politis

Mengasumsikan organisasi sebagai kumpulan individu dan kelompok yang memiliki kepentingan beragam. Masalah utama dari kerangka ini adalah konflik dan kekuatan.

Simbolik

Berfokus terhadap symbol dan makna. Apa makna dari sebuah peristiwa dalam organisasi merupakan hal yang lebih penting dibandingkan yang benar-benar terjadi. Contohnya adalah cara seseorang berpakaian. Biasanya sangat erat terkait dengan budaya organisasi tersebut.

Manajer Proyek dalam Proyek IT

Peran manajer proyek dalam menjalankan sebuah proyek adalah sebagai berikut :

• Mediator antara proyek dengan stakeholders.
• Bertanggung jawab terhadap sukses atau tidak suksesnya proyek mulai dari perencanaan awal, pelaksanaan, hingga penutupan proyek.

Dalam menjalankan tugasnya ada beberapa hal yang perlu dan dibutuhkan oleh manajer proyek. Hal tersebut adalah sebagai berikut :

• Leadership
• Softskill/human relation skills
• Negosiasi dan manajemen konflik
• Problem solving
• Project management knowledge area
• Pengetahuan yang berkaitan dengan bidangnya, seperti keuangan, akutansi, sales, marketing, logistic, planning, kompensasi, IT, dll

9 Knowledge Area

Knowledge area adalah kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manager proyek.

Aspek yang dipengaruhi dan mempengaruhi kompetensi lain :

• Project integration management : mengintegrasikan berbagai elemen dari proyek. Knowledge area ini dipengaruhi dan mempengaruhi elemen kompetensi lain.

Aspek utama diantara 9 knowledge area :

• Project Scope  management: mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik.
• Project Time management : memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek.
• Project Cost management : persiapan pengelolaan budget yang tersedia untuk proyek.
• Project Quality management : menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.

Aspek pendukung dalam 9 knowledge area :

• Human resources management : berkaitan dengan efektifitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek.
• Communication management : membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek.
• Risk management : mengidentifikasi, menganalisis dan merspon resiko-resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.
• Procurement management : memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun luar organisasi.

Kendala dalam Proyek

Scope/Ruang Lingkup
Mendefinisikan apa saja yang termasuk dalam pekerjaan proyek kedepan,produk/servis/hasil yang diinginkan oleh sponsor proyek. Mendefinisikan juga batasan proyek agar tidak terlampau melebar.

Time/Waktu
Mendefinisikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Mengestimasi perkiraan yang dibutuhkan untuk setiap proses jalannya pengerjaan proyek.

Cost/Biaya
Mendefinisikan dana yang dibutuhkan dalam membangun sebuah proyek.

Proyek??

 

Berikut ini adalah definisi Proyek dari beberapa ahli :

Proyek adalah usaha/pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah produk, servis atau hasil yang unik. [Information Technology Project Management, 4th ed, Kathy Schwalbe]

Proyek adalah usaha terkoordinasi menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. [Managing Information Technology Projects, Graham McLeod & Derek Smith]

Atribut Proyek :

• Tujuan yang unik dan terdefinisi jelas
• Sifatnya sementara
• Dibangun berdasar elaborasi progresif
• Adanya sumber daya
• Ada pelanggan utama / sponsor
• uncertainty

Mengapa Harus Melakukan Manajemen Proyek??

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa sebagian besar proyek dibatalkan sebelum proyek itu sendiri selesai dilaksanakan. Adanya indikasi bahwa sebagian besar proyek memakan biaya 189% dari estimasi biaya awal. Hanya sebagian kecil perusahaan saja yang  bisa menyelesaikan proyeknya tepat waktu dan sesuai anggaran yang terencana. Faktanya bahwa perkembangan IT di berbagai belahan dunia mencapai pertumbuhan rata-rata antara 4% dan 5% di setiap tahunnya.

Dengan melihat beberapa hal tersebut, maka dapat disimpulkan harus adanya sebuah sistem pengaturan maupun pengelolaan dari sebuah proyek yang sedang dijalankan, agar estimasi dalam bentuk apapun tidak melampaui anggaran dan perencanaan yang ada. Maka diperlukan sebuah Manajemen Proyek untuk merealisasikan hal tersebut.  Beberapa keuntungan dari Manajemen proyek adalah :

1. Kontrol yang lebih baik dalam hal keuangan, fisik, maupun Sumber Daya Manusia
2. Meningkatnya relasi dengan customer
3. Waktu pembangunan proyek akan lebih singkat dan lebih mendekati target yang diberlakukan
4. Biaya yang lebih rendah, karena direncanakan terlebih dahulu
5. Kualitas lebih tinggi dan meningkatnya realiabilitas
6. Keuntungan lebih besar
7. Koordinasi yang lebih baik
8. Moral pekerja yang lebih baik